Le passage à la nouvelle année a toujours été un moment propice à la réflexion et au bilan. En cette fin 2025, j’ai décidé de réfléchir à la manière dont je m’organise et d’améliorer mon système en y ajoutant une brique d’intelligence artificielle. Cette réflexion s’appuie notamment sur les principes du fameux Getting Things Done de David Allen.
Objectif et boîte à outils
Mon objectif est ainsi de créer un système simple et rapide me permettant de capturer et organiser des unités de travail(tâches, idées, contenus…), qu’elles soient personnelles ou professionnelles, et d’en faire des livrables une fois traitées.
Afin de mettre en pratique un tel processus, j’ai besoin de m’appuyer sur trois outils clés :
Un calendrier : me permet de réserver des créneaux afin de protéger des sessions de travail.
Un gestionnaire de tâches : me permet de capturer et gérer des unités de travail.
Un gestionnaire de notes : me permet de prendre et gérer des notes.
Puisqu’elle permet de couvrir l’ensemble de ces cas d’usage, j’utiliserai la suite de productivité de Notion comme outil principal, tout en y ajoutant une touche d’intelligence artificielle. Le processus se fera à travers une vue Kanban.
Mon système de productivité
Mon système s’articule ainsi autour de trois grandes étapes : la capture, la clarification et la réalisation.
1. Capture
Une des raisons les plus communes de ne pas réaliser une tâche est l’oubli. Il suffit que cette dernière m’arrive à un moment inopportun pour que je ne puisse en prendre note et l’oublie à tout jamais. L’étape de capture est ainsi la plus importante à mes yeux car elle a souvent été le maillon faible de mon système en 2025.
Notre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir.
David Allen, Getting Things Done
Capturer l’unité de travail (idées, tâches ou contenus) doit ainsi être aussi simple que possible. Hors de question de passer plus d’une minute sur ce sujet. Malheureusement, Notion s’avère être particulièrement rigide : capturer une tâche revient à créer une nouvelle page dans une base de données. Même en ayant installé l’application sur mon téléphone, le simple fait de devoir ouvrir l’application et de taper la tâche représente une friction souvent trop importante.
Outils
J’utiliserai l’intelligence artificielle afin de simplifier la capture. En connectant Notion au Chat (Mistral), ChatGPT (OpenAI) et 11.ai (ElevenLabs) via serveur MCP, je suis en mesure de dicter une tâche ou une idée à l’assistant IA choisi en utilisant le bouton d’action rapide de mon iPhone. La tâche ou l’idée apparaîtra alors directement dans mon Kanban avec le statut capturée.
Pour ce qui est de la capture de contenu intéressant, j’utiliserai le plugin Notion pour Google Chrome sur l’ordinateur, ou le menu partage de iOS sur mon téléphone. Deux clics sont suffisants à ajouter une page web, vidéo ou podcast à ma boîte de réception.
L’intelligence artificielle de Notion est en mesure de classifier l’unité de travail en tâche, idée, contenu…
Status
Une fois créée, l’unité de travail apparaît avec un statut : capturée
2. Clarification
L’étape de la clarification permet d’effectuer un tri des unités de travail capturées. A l’issue de cette étape, chaque élément devra être clarifié. Cette clarification s’effectue au sein de blocs de temps journaliers réservés à l’avance dans mon calendrier.
Les questions à se poser à cette étape sont :
L’unité de travail est-elle une tâche? Une idée? Un contenu?
L’unité de travail est-elle actionnable? Si ce n’est pas le cas, de quoi ai-je besoin pour la traduire en tâche actionnable?
De combien de temps vais-je avoir besoin pour réaliser la tâche?
Ces questions me permettent de prendre une décision :
Décision
Description
Statut
Abandonner
L’unité de travail n’est plus une priorité ou un centre d’intérêt.
Aucun statut. L’unité de travail est supprimée.
Nourrir
L’unité de travail n’est pas actionnable en l’état mais peut être utile dans le futur. Il s’agit alors de la mettre en réserve.
en réserve
Planifier
Je bloque du temps dans mon calendrier afin de réaliser la tâche. J’ajoute une date d’échéance à l’unité de travail.
planifiée
Réaliser
Si la tâche me prend moins de 2 minutes pour la réaliser, je la réalise immédiatement, sinon je planifie du temps afin de la faire dans le futur.
en cours puis réalisée
Outils
J’utilise ici les attributs des pages Notion: deadline, status, catégories, ainsi que les notes pour ajouter du contexte à l’unité de travail. Les colonnes du Kanban correspondent au statut de l’unité de travail : capturée, planifiée, en cours, réalisée et en réserve.
L’utilisation du Chat (Mistral), ChatGPT (OpenAI) ou 11.ai (ElevenLabs), connectés à mon calendrier, peut également m’aider à trouver et réserver un créneau pour chaque tâche.
3. Réalisation
L’étape de réalisation s’effectue durant les blocs de temps réservés lors de l’étape de la clarification. Si jamais je ne suis pas en mesure de finir la tâche dans le temps imparti, je crée un nouveau bloc dans mon calendrier et garde l’unité de travail avec le statut en cours.
Status
L’unité de travail prend alors le statut : en cours puis réalisée.
Conclusion
Au fond, ce système n’a rien de révolutionnaire. Il ne cherche ni à optimiser chaque minute, ni à empiler des outils ou des méthodologies. En considérant idées, contenus et tâches comme de simples unités de travail, je cesse de les classer par nature pour les traiter comme des éléments en transformation.
L’intelligence artificielle n’est pas au cœur du système. Elle n’en est qu’un catalyseur. Elle réduit la friction, accélère la capture, fluidifie la clarification. Mais le travail reste humain : décider, prioriser, réaliser.
Ce système ne promet pas de “tout faire”. Il m’aide à faire moins, mais mieux. À abandonner sans culpabilité. À nourrir ce qui mérite de mûrir. Et surtout, à transformer régulièrement des intentions diffuses en réalisations concrètes.
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